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济南高端会议策划的基本要素

来源:君悦文旅作者:会议接送 时间:2024-07-11
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济南高端会议策划的基本要素
济南高端会议策划流程和主要内容
一,高端会议策划流程和内容
①会前准备:确定会议的必要性和会议目的;准备议事日程,列出会议讨论的项目,依重要程度进行项目排序并设定每个项目的商议时间;收集整理会议所议项目相关信息并摘录要点;会前将议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅;根据要讨论的问题限定与会人员;
②会议期间,会议记录要准确;会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准;
③会后工作:根据会议对执行进行监督和检查,表明下次会议的日期和时间。
二,高端会议接待流程和实施
1)会前工作:①与会议主办方洽谈②提供会议接待方案及预算③邀请会议主办方实地考察会议举办场所④与会议主办方确认会议接待方案⑤签订会议接待标准合同⑥洽谈会议主办方预付会议订金事宜⑦制定会议接待人员服务标准条例及会议接待手册⑧准备会议资料(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的设备及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务)等⑨会场布置;
2)会中工作:①机场、码头、车站等分批次分时段按要求接站②报到处协助会务组确认和分发房间(VIP用房及整理记录相关信息),协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作③会议现场秘书分发会议资料,接待与会人员④会议秘书协助会场布置及会场的会务服务⑤确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等⑥保障会议期间会场防盗、消防等安全工作及参会代表的人财物等安全工作⑦特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP代表、残障代表及家属等)的安排及接待⑧协调会议期间的交通工具的安排;
3)会后工作:①会务服务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作②会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录③会后旅游、拓展活动、实地考察等会后活动安排④代办会议代表返程交通票务及其他委托代办服务⑤与会议主办方的费用结算工作⑥欢送与会代表工作。
济南高端会议策划模板/案例
一、会议背景:
二、会议内容:会议主题,会议目的,会议时间,会议地点,会议组织(主办单位、承办单位、支持单位、媒体支持、会议嘉宾、会议人数、参会人员等);
三、会议安排:签到/报到、资料发放、会议开幕、会议进行(致辞、发言、讨论、总结)、会中休息、会议闭幕;
四、会后跟踪:跟踪反馈
五、会议接待:会前准备(票务、资料、场地布置、主持礼仪、会议设备,会议用车、会议预算),会中服务(会议各项负责人安排、会议秘书服务等),会后安排(晚宴、拓展、考察、旅游等);
备注:不同主题高端会议策划稍有不同,请根据具体会议需求,详细完善会议流程等。
济南高端会议酒店-香格里拉大酒店
香格里拉大酒店[五钻]:2016年装修,700余间客房,客房分布在青香阁和盛世阁两幢不同建筑风格的大楼,全新的青香阁豪华客房和尊享客房给您美好的入住体验,盛世阁行政客房以及超豪华客房配备更高水准的设施;中餐厅香宫是客人品尝淮扬菜、粤菜和鲁菜的理想之处。大堂酒廊是客人进行小聚或晚间放松的绝佳地点,正宗英式下午茶提供精致西式甜品和饮品等。
济南高端会议酒店-蓝海御华大饭店
蓝海御华大饭店(五钻):集餐饮、住宿、会务等为一体的综合性大型酒店,拥有客房224间、蓝钻国际美食自助百汇、钟鼎楼餐厅、零点厅、大堂吧及健身房等;设置专属会议区,三个大小不同的多功能厅,御华厅多功能厅面积近2000㎡,可分割为三个相同面积(约660㎡)的会议室或宴会厅,轻松容纳千人活动,还可根据会议的不同规模进行分割,酒店选用了帝奥品牌的汽车电梯,电梯长7500mm,宽3900mm,载重达5000kg,为各类汽车展销活动和企业年会提供便捷服务,方便车辆运送至酒店三楼多功能宴会厅,满足客户各种类型会议及宴会需求。
济南高端会议酒店-富力艾美酒店
富力艾美酒店(五钻):2009年开业,340余间客房,配有总面积达1824平方米的会议和宴会空间,健身娱乐设施以及水疗中心,可以全方位满足客人的各种会议需求;客房达40平方米以上,2家艾美明星餐厅及1个大堂酒廊厅亦,来自世界各地的风味美食的新食谱西餐厅;粤菜和鲁菜经典结合,不断创新的乐美中餐厅满足各种会议人士的需求。
济南高端会议酒店-鑫广万豪酒店
鑫广万豪酒店(五钻):拥有高水准的餐厅,包括万豪中餐厅、臻厨全日餐厅和大堂酒廊, 配有逾1600平方米的多功能会议空间,配备高清LED显示屏的1000平方米的大宴会厅与650平方米的户外草坪相连,所有会议空间均配备具有创新技术的完善音响设备,24小时海景健身中心配有世界一流的健身器材,所有区域均可享受高速上网。
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