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威海大型年会策划包括哪些内容

来源:君悦文旅作者:会议接送 时间:2024-09-02
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威海大型年会策划包括哪些内容
威海大型年会策划流程和主要内容
一,大型年会策划流程和内容
1)会前准备:确定会议的必要性和会议目的;准备议事日程,列出会议讨论的项目,依重要程度进行项目排序并设定每个项目的商议时间;收集整理会议所议项目相关信息并摘录要点;会前将议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅;根据要讨论的问题限定与会人员;
2)会议期间,会议记录要准确;会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准;
3)会后工作:根据会议对执行进行监督和检查,表明下次会议的日期和时间。
二,大型年会接待流程和实施
1)会前工作:①与会议主办方洽谈②提供会议接待方案及预算③邀请会议主办方实地考察会议举办场所④与会议主办方确认会议接待方案⑤签订会议接待标准合同⑥洽谈会议主办方预付会议订金事宜⑦制定会议接待人员服务标准条例及会议接待手册⑧准备会议资料(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的设备及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务)等⑨会场布置;
2)会中工作:①机场、码头、车站等分批次分时段按要求接站②报到处协助会务组确认和分发房间(VIP用房及整理记录相关信息),协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作③会议现场秘书分发会议资料,接待与会人员④会议秘书协助会场布置及会场的会务服务⑤确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等⑥保障会议期间会场防盗、消防等安全工作及参会代表的人财物等安全工作⑦特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP代表、残障代表及家属等)的安排及接待⑧协调会议期间的交通工具的安排;
3)会后工作:①会务服务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作②会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录③会后旅游、拓展活动、实地考察等会后活动安排④代办会议代表返程交通票务及其他委托代办服务⑤与会议主办方的费用结算工作⑥欢送与会代表工作。
威海大型年会策划应注意的问题
任何一个大型年会策划活动方案,其年会策划流程主要包括会前准备、年会开始、年会进行,年会总结以及会后跟踪执行等,要成功举办一场大型的年会活动,前期的年会策划是关键;在年会策划及执行过程中要避免哪些问题出现呢?
1)年会主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备得不充分;
2)年会程序太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的层次参差不齐;
3)年会讨论中消极沉闷,甚至有时会超出议题范围,年会过程拖沓,常常表现为议而不决;
4)年会效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的年会总结;
5)年会跟踪工作没效果,没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。
威海大型年会酒店-开元名都大酒店
开元名都大酒店(五钻):开元旅业集团旗下高星级豪华商务会议酒店,设有客房三百余间,房间分布在酒店的36到50层之间;餐厅荟萃国际美食,咖啡厅位于酒店34层,康体中心位于酒店6层,休闲项目包括SPA、大型室内恒温泳池、台球厅、乒乓球室、以及设备齐全的健身房。位于酒店6层拥有10个不同规模的会议室,其中开元厅面积1054㎡,可同时接待1000位宾客,专业电视摄像等会务设施,符合国际标准,适合举办各类型中西式宴请、国际论坛会议、新闻发布会及庆典活动,专业会议服务经理和宴会服务师提供细致周到的服务。
威海大型年会酒店-鑫广万豪酒店
鑫广万豪酒店(五钻):拥有高水准的餐厅,包括万豪中餐厅、臻厨全日餐厅和大堂酒廊, 配有逾1600平方米的多功能会议空间,配备高清LED显示屏的1000平方米的大宴会厅与650平方米的户外草坪相连,所有会议空间均配备具有创新技术的完善音响设备,24小时海景健身中心配有世界一流的健身器材,所有区域均可享受高速上网。
威海大型年会酒店-隆和艾美酒店
隆和艾美酒店(五钻):2016年开业,210余间客房,拥有6间会议室近2900平米的现代会议及多功能空间,包括一间面积近一千平米的大宴会厅,适合举办各式商务活动和大型会议;食谱餐厅以自助餐的形式供应各地美食,为您带来一场精致味蕾探索之旅,确保每次会议活动都取得圆满成功。
威海大型年会酒店-金海岸希尔顿酒店
金海岸希尔顿酒店(五钻):配有12个多功能会议室和2个海景宴会厅,提供超过3900平米的会议、宴会灵活空间,配备先进视听技术,由商务中心提供文秘和商务服务,专业酒店团队提供现场支持。拥有400余间客房,设有2间创新餐厅和1个酒吧,分别为開·全日餐厅、御玺·中餐厅和大堂吧。会议之余可在室内泳池、24小时健身中心、儿童乐园和4个麻将室等度过愉快的休闲时光。
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