威海大型年会策划的活动流程、年会策划及费用预算、年会策划的主要内容、年会策划活动有哪些、年会策划应注意的问题、年会策划方案案例、年会策划包括哪些内容、年会策划及实施方案。
威海大型年会策划流程和主要内容
一，大型年会策划流程和内容
1）会前准备：确定会展的必要性和会展目的；准备议事日程，列出会展讨论的项目，依重要程度进行项目排序并设定每个项目的商议时间；收集整理会展所议项目相关信息并摘录要点；会前将议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅；根据要讨论的问题限定与会人员；
2）会展期间，会展记录要准确；会展中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准；
3）会后工作：根据会展对执行进行监督和检查，表明下次会展的日期和时间。
二，大型年会接待流程和实施
1）会前工作：①与会展主办方洽谈②提供会展接待方案及预算③邀请会展主办方实地考察会展举办场所④与会展主办方确认会展接待方案⑤签订会展接待标准合同⑥洽谈会展主办方预付会展订金事宜⑦制定会展接待人员服务标准条例及会展接待手册⑧准备会展资料(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会展配套的设备及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务)等⑨会场布置；
2）会中工作：①机场、码头、车站等分批次分时段按要求接站②报到处协助会务组确认和分发房间(VIP用房及整理记录相关信息)，协助分发会展礼品及房间派送水果等会务工作③会展现场秘书分发会展资料，接待与会人员④会展秘书协助会场布置及会场的会务服务⑤确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等⑥保障会展期间会场防盗、消防等安全工作及参会代表的人财物等安全工作⑦特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP代表、残障代表及家属等)的安排及接待⑧协调会展期间的交通工具的安排；
3）会后工作：①会务服务总结、评估、会展代表的意见反馈及处理工作②会展资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录③会后旅游、拓展活动、实地考察等会后活动安排④代办会展代表返程交通票务及其他委托代办服务⑤与会展主办方的费用结算工作⑥欢送与会代表工作。
威海大型年会策划中需要注意哪些问题?
大型年会策划和实施是公关工作常用的技术手段，要有效地进行大型年会策划与实施，需要注意哪些问题呢?
1）大型年会策划要周密细致/程序规范
年会策划方案要紧紧围绕年会主题目标，明确年会日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，使各场次年会能顺利衔接，使整体的年会安排周密细致、程序规范。策划方案一般应包括年会名称、时间地点、出席人员、年会任务、年会展程、工作组设置及年会文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。
2）大型年会策划要加强沟通/统筹协调
大型年会策划要加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作；要加强横向的沟通衔接工作。大型年会的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在年会筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。
威海大型年会酒店-威斯汀酒店
威斯汀酒店(五钻)：2019年开业，300余间客房，拥有超过2900平方米的多功能会展空间，包括一个面积逾2430平方米的无柱式大宴会厅及三间独立中小型展会厅。除此之外，超过1400平米的宴会厅门厅引入自然光线，是举办主题茶歇、大型会展，商务展会厅，鸡尾酒会、团队建设活动的完美场地。
威海大型年会酒店-瑞吉酒店
瑞吉酒店(五钻)：酒店内设两百余间精致优雅的客房，5间别具风格的餐厅及酒吧，瑞吉水疗中心及无边际泳池，以及2,199平方米的宴会场地，以标志性管家服务，呈献阿斯特宅邸款客体验。
威海大型年会酒店-威斯汀酒店
威斯汀酒店(五钻)：2014年开业，300余间客房，无柱宴会厅、展会厅和宴会前厅占地2千余平米，有先进设施、无线网、专业服务团队，餐厅有创意粤菜和传统中餐，包厢提供聚会、宴请的独立空间；大堂吧有鸡尾酒、现泡咖啡及当地特色茶艺；能24小时提供餐；还有礼宾、商务中心、礼品店等服务。
威海大型年会酒店-鲁商凯悦酒店
鲁商凯悦酒店(五钻)：800平米无柱式大宴会厅自然采光，打造完美的商务会展及婚礼等；400余间舒适宽敞的豪华客房，地道精品鲁式及粤式菜肴，咖啡厅提供国际性自助美食盛宴、本地特色美馔；晚间有现场DJ演出，提供多种啤酒、鸡尾酒等；观海酒廊提供中西式手工制作精致小食及各种饮品。
