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烟台大型年会策划流程和主要内容
一，大型年会策划流程和内容
1）会前准备：确定会展的必要性和会展目的；准备议事日程，列出会展讨论的项目，依重要程度进行项目排序并设定每个项目的商议时间；收集整理会展所议项目相关信息并摘录要点；会前将议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅；根据要讨论的问题限定与会人员；
2）会展期间，会展记录要准确；会展中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准；
3）会后工作：根据会展对执行进行监督和检查，表明下次会展的日期和时间。
二，大型年会接待流程和实施
1）会前工作：①与会展主办方洽谈②提供会展接待方案及预算③邀请会展主办方实地考察会展举办场所④与会展主办方确认会展接待方案⑤签订会展接待标准合同⑥洽谈会展主办方预付会展订金事宜⑦制定会展接待人员服务标准条例及会展接待手册⑧准备会展资料(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会展配套的设备及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务)等⑨会场布置；
2）会中工作：①机场、码头、车站等分批次分时段按要求接站②报到处协助会务组确认和分发房间(VIP用房及整理记录相关信息)，协助分发会展礼品及房间派送水果等会务工作③会展现场秘书分发会展资料，接待与会人员④会展秘书协助会场布置及会场的会务服务⑤确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等⑥保障会展期间会场防盗、消防等安全工作及参会代表的人财物等安全工作⑦特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP代表、残障代表及家属等)的安排及接待⑧协调会展期间的交通工具的安排；
3）会后工作：①会务服务总结、评估、会展代表的意见反馈及处理工作②会展资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录③会后旅游、拓展活动、实地考察等会后活动安排④代办会展代表返程交通票务及其他委托代办服务⑤与会展主办方的费用结算工作⑥欢送与会代表工作。
烟台大型年会策划中需要注意哪些问题?
大型年会策划和实施是公关工作常用的技术手段，要有效地进行大型年会策划与实施，需要注意哪些问题呢?
1）大型年会策划要周密细致/程序规范
年会策划方案要紧紧围绕年会主题目标，明确年会日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，使各场次年会能顺利衔接，使整体的年会安排周密细致、程序规范。策划方案一般应包括年会名称、时间地点、出席人员、年会任务、年会展程、工作组设置及年会文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。
2）大型年会策划要加强沟通/统筹协调
大型年会策划要加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作；要加强横向的沟通衔接工作。大型年会的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在年会筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。
烟台大型年会酒店-维景国际大酒店
港信潮大酒店(五钻)：酒店拥有880平方米可灵活运用的会展空间，宴会厅338平米，无柱设计，挑高4.4米。其余另设有7个不同面积的多功能厅。酒店会展设施先进、完善、展会厅和临近区域均配备无线上网接口，可根据不同的会展需求，为客户量身定制整套方案。
烟台大型年会酒店-红树林度假世界
红树林度假世界[五钻]：珊瑚酒店、椰林酒店、红树林魔法酒店共计1841间客房，12000㎡会展总面积的红树林会展会展中心、10000㎡1+X红树林影城、3000㎡梦飨空间等16个特色餐吧酒吧、6000㎡德国小镇广场、4000㎡探险王国、9600㎡红树林汤泉、西海岸婚礼地标-哥特式婚礼堂、婚庆沙龙、欧洲走廊今日艺术汇、麦淘童趣汇、健身中心等满足一站式商务度假和大型会展新体验。
